จัดการเอกสารธุรกิจ ง่ายเพียงปลายนิ้ว

จัดการเอกสารธุรกิจ ง่ายเพียงปลายนิ้ว

May 19, 20221,180


HIGHLIGHTS:



เรียนรู้แนวทางการจัดการเอกสารธุรกิจ ทั้งเอกสารฝั่งซื้อ ฝั่งขาย เอกสารเกี่ยวกับภาษีประเภทต่างๆ ด้วยการใช้บริการ “ระบบเอกสารธุรกิจ” ที่ง่าย สะดวกและราคาเข้าถึงได้สำหรับทุกธุรกิจ



เวลาในการอ่าน 3 นาที









 “เพื่อนธุรกิจ” ในตอนนี้ ได้เขียนขึ้นในช่วงที่ยังคงมีสถานการณ์โควิด-19 อยู่ แต่ที่ผ่านมาใน 2 ปีมานี้ กลับพบว่ามีธุรกิจเอสเอ็มอี สตาร์ทอัพเกิดขึ้นใหม่มากมาย คนจำนวนมากหันมาทำธุรกิจเอง ไม่ว่าจะอยากทำอยู่แล้ว หรือจำเป็นต้องทำเพราะต้องออกจากการเป็นลูกจ้างประจำด้วยเหตุผลนานัปการ โดยส่วนใหญ่มักจะเริ่มจากการเป็นธุรกิจขนาดย่อมหรือเล็กก่อน คือเพิ่งเริ่ม และลองทำกันไป ค่อยๆ คิด ค่อยๆ ทำ ขอให้ขายของได้ เรื่องระบบงานหลังบ้านค่อยว่ากัน เรื่องไหนไม่จำเป็นก็ข้ามไปก่อน



 และเมื่อทำธุรกิจได้สักระยะหนึ่ง สินค้าที่มีของเพื่อนๆ ไม่ว่าจะผลิตเอง หรือรับสินค้ามาขายต่อเริ่มขายได้ ความรู้สึกใจชื้นจะเกิดขึ้นทันที กำลังใจเริ่มมา และยิ่งเมื่อขายสินค้าได้มากขึ้น สัญชาติญาณของความเป็นเจ้าของธุรกิจจะสั่งให้เราทุ่มเทเต็มที่ ทำงานกันหามรุ่งหามค่ำ เพราะต้องทำทุกอย่างเอง ไม่ว่าจะคุยกับลูกค้า จัดการธุรกรรมทางการเงิน แพคของ ส่งของด้วยวิธีการต่างๆ โดยใช้ผู้ให้บริการที่มีอยู่หลายเจ้าเพื่อส่งต่อสินค้าให้ลูกค้า และหน้าที่อื่นๆ อีกมากมาย แน่นอนสิ่งที่ต้องการคือให้ลูกค้าประทับใจ รีวิวร้านเราดีๆ ในสื่อออนไลน์ต่างๆ และที่สำคัญอยากให้กลับมาใช้บริการหรือซื้อสินค้าของเราซ้ำ หรือแนะนำลูกค้าใหม่มาให้เรา ที่ต้องทำทุกอย่างเองเพราะต้องประหยัดค่าใช้จ่าย ถ้าธุรกิจเจริญเติบโตมากขึ้น ค่อยถึงเวลาที่จะจ้างลูกจ้างมาช่วยเราทำ



พอขายสินค้าไปได้สักพัก ก็จะพบเจอกับลูกค้าหลายประเภทมากขึ้น ลูกค้าบางรายจะขอใบเสนอราคา เพราะต้องการสั่งสินค้าจำนวนมาก หรือเป็นกระบวนการทำงานภายในบริษัทของลูกค้าที่ต้องการให้เรายืนราคาให้เขาภายในกำหนดกี่วัน เพื่อให้มั่นใจว่าเราจะไม่เปลี่ยนแปลงราคาขาย  ต้องมีใบส่งของ และลูกค้าหลายรายจะมีข้อกำหนดว่าจะจ่ายค่าสินค้าเมื่อได้รับใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้จากผู้ขาย โดยจะจ่ายตามรอบการจ่ายเงินของลูกค้าแต่ละรายซึ่งแตกต่างกัน เพราะฉะนั้น ต้องวางบิลก่อนวันที่เท่าไหร่เพื่อให้ได้รับเงินวันที่เท่าไหร่ เป็นเรื่องที่เราต้องห้ามพลาด ที่สำคัญต้องส่งใบเสร็จรับเงิน หรือถ้าจด VAT ก็ต้องส่งใบกำกับภาษีให้ลูกค้าด้วย รวมถึงอาจมีใบลดหนี้ ใบเพิ่มหนี้ ที่เป็นเอกสารปกติในการทำธุรกิจ มาถึงตอนนี้เพื่อนๆ หลายคนคงไปหาและดาวน์โหลดแบบฟอร์มที่กล่าวมาทั้งหมดจากอินเทอร์เน็ตแล้วมานั่งพิมพ์เอกสารทีละใบ ด้วยแนวคิดที่ว่าจะช้าอยู่ใย รีบลงมือเลย…. ส่วนเลขคุมเอกสารใช้โปรแกรม Excel เอาก็ได้ ยังไม่นับเอกสารหักภาษี ณ ที่จ่าย ที่ได้รับจากลูกค้า ที่หลายคนคิดว่า ขอเก็บไว้ก่อนเดี๋ยวค่อยว่ากัน….



เวลาผ่านไป ยิ่งขายของได้มากยิ่งสนุกกับธุรกิจที่กำลังเติบโต และคิดอยู่ในใจว่าโอกาสของเรามาแล้ว ในทางตรงกันข้าม เวลาที่ให้กับเอกสารหลังบ้านเริ่มน้อยลง แน่นอนการขายของหารายได้ต้องสำคัญกว่า เรื่องงานเอกสารหลังบ้านค่อยจัดการสัปดาห์ละครั้ง หรือสองสัปดาห์ครั้งก็ได้



ชะตาชีวิตที่กำลังมาถึงเพื่อนๆ ขณะที่ทุกอย่างดูเหมือนกำลังไปได้ด้วยดีคืออะไร ลองนึกภาพตามนะครับ



- เริ่มส่งใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ไม่ทันรอบการวางบิลของลูกค้า ทำให้กว่าจะได้รับเงินต้องรอรอบการจ่ายถัดไป และที่แย่ไปกว่านั้นคือลืมไปเลยว่าต้องส่งใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าบางราย เพราะไม่มีระบบอะไรมาเตือนเลย มีแต่ข้อมูลที่อยู่ใน Excel ที่เราเข้าไปจัดการสัปดาห์ละครั้งหรือสองสัปดาห์ครั้งเท่านั้น ซึ่งเลยรอบวางบิลของลูกค้าไปแล้ว



- ถ้าธุรกิจให้เครดิตกับลูกค้า 30 วันหรือมากกว่านั้น การส่งใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ เลยรอบที่ลูกค้ากำหนดจะทำให้ได้รับเงินช้าออกไปอีก



- ข้อมูลในเอกสารใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ ไม่ตรงกับใบเสนอราคา แถมหลายครั้งข้อมูลในใบเสร็จรับเงินก็ไม่ตรงด้วย บางรายเจอเหตุการณ์เอารายละเอียดการขายของลูกค้ารายหนึ่งไปเก็บเงินกับลูกค้าอีกรายหนึ่ง สาเหตุเกิดจากเอกสารทั้งหมดถูกจัดพิมพ์ด้วยมือคนในลักษณะแผ่นต่อแผ่น ย่อมมีความผิดพลาดขึ้นได้ไม่วันใดก็วันหนึ่ง



- ลูกค้าทวงใบเสร็จรับเงิน (รวมถึงใบกำกับภาษีด้วยถ้าเพื่อนๆ จด VAT)



ชักจะเริ่มปวดหัว ไม่สนุกแล้วใช่ไหมครับ ที่เขียนมาทั้งหมดนี้เป็นเพียงเอกสารฝั่งขายอย่างเดียว ยังไม่ได้พูดถึงเอกสารฝั่งซื้อ ที่ทุกธุรกิจต้องมีแน่ๆ ไม่ว่าจะผลิตสินค้าเอง ก็ต้องมีเรื่องซื้อวัตถุดิบเพื่อการผลิต หรือถ้าซื้อสินค้าที่ผลิตสำเร็จมาขาย ก็ต้องมีเรื่องซื้อสินค้านั้นอีกเช่นกัน แถมยังมีเรื่องหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย มาเกี่ยวข้องอีกด้วย ทีนี้การพิมพ์เอกสาร ทุกอย่างด้วยมือ ด้วยความอึด ถึก ทน จะเกิดอะไรขึ้นตามมา แถมน้ำตาจะไหลนองออกจากสองตา เมื่อสรรพากรเรียกตรวจสอบเอกสารที่มีมากมายจนจับต้นชนปลายอะไรไม่ถูกเลย



เล่าความยาวมาเสียนาน เพื่อจะให้เพื่อนๆ ที่เริ่มทำธุรกิจที่ยังเป็นขนาดย่อม ขนาดเล็ก หรือบางรายอาจเป็นขนาดกลางแล้วแต่ยังไม่มีระบบ หันมาตระหนักถึงปัญหาและความยุ่งยากที่รออยู่ข้างหน้า เพื่อนๆ ผู้ประกอบการหลายรายจะมีคำตอบอยู่ในใจแล้วว่า ในเมื่อธุรกิจเจริญก้าวหน้าขนาดนี้ก็จ้างพนักงานมาเพิ่มเพื่อจัดการเรื่องพวกนี้สิ ผมจะบอกว่าก็ถูกต้องครับ แต่ไม่ทั้งหมด ไม่เช่นนั้นคงต้องจ้างพนักงานเพิ่มมากขึ้นเรื่อยๆ เมื่อธุรกิจขยายใหญ่ขึ้น



ทุกวันนี้เทคโนโลยีเจริญก้าวหน้าไปมาก ปัญหาหรืออุปสรรคต่างๆ ที่กล่าวมาข้างต้นนั้น มีคนเข้าใจและหาวิธีช่วยผู้ประกอบการ โดยการพัฒนาแพลตฟอร์มต่างๆ ที่ทำให้เพื่อนๆ สามารถดูแลเอกสารทางธุรกิจทั้งหมดทุกประเภทผ่านทางมือถือและคอมพิวเตอร์ได้ทุกที่ทุกเวลา (anywhere anytime) ทั้งเอกสารฝั่งซื้อ ฝั่งขาย เอกสารเกี่ยวกับภาษีประเภทต่างๆ ซึ่งเอกสารธุรกิจทั้งหมดจะอาศัยการใส่ข้อมูลทางการค้าครั้งแรกเพียงครั้งเดียว หลังจากนั้นก็จะสามารถสร้างใบเสนอราคา ใบส่งของ ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี และเอกสารอื่นๆ ได้อย่างรวดเร็ว ระบบจะดึงข้อมูลลูกค้ารายนั้นๆ มาให้ทั้งหมด รวมถึงควบคุมสต๊อกสินค้าได้ด้วย บางระบบสามารถเชื่อมต่อกับแพลตฟอร์มขายของออนไลน์ได้อีก ถ้าเพื่อนๆ ตั้งใจจะจ้างพนักงานอยู่แล้ว ก็ให้พนักงานเป็นคนสร้างรายการในระบบ ตัวเราเป็นคนอนุมัติรายการในลักษณะ workflow ซึ่งจะมีลายเซ็นของผู้มีอำนาจลงนาม และตราประทับตามที่เราสร้างไว้ในระบบออกมาในเอกสารธุรกิจอย่างเรียบร้อย เมื่อเสร็จแล้วก็ส่ง อีเมลเอกสารนั้นให้ลูกค้าได้เลย หรือถ้าจำเป็นจะต้องพิมพ์เป็นกระดาษก็สามารถทำได้ ระบบยังมีรายงานผลประกอบการทุกช่วงเวลาให้ทราบในรูปแบบต่างๆ ทั้งตัวเลขและกราฟเพื่อการวิเคราะห์ ทำให้ทราบว่ารายการค้าใดบ้างที่ยังค้างอยู่ในขั้นตอนไหน รายการใดบ้างที่สำเร็จเรียบร้อยแล้ว ลูกค้ารายใดบ้างที่เป็นลูกค้ารายใหญ่ของเรา และอีกมากมายหลายรายงาน เราสามารถสแกนบิลหรือใบเสร็จรับเงินที่ได้จากคู่ค้า หรือทุกครั้งที่ซื้อของโดยใช้โทรศัพท์มือถือและอัพโหลดไฟล์ภาพผ่านโทรศัพท์มือถือหรือคอมพิวเตอร์ เทคโนโลยีจะแปลงข้อความออกมาและนำเข้าสู่ระบบพร้อมแยกหมวดหมู่ทางบัญชีให้อย่างเป็นระเบียบ ทำให้ประหยัดเวลาคีย์ข้อมูล



ระบบที่พูดถึงนี้ ใช้ได้กับผู้ประกอบการที่เป็นบุคคลธรรมดา และผู้ประกอบการที่จดทะเบียนนิติบุคคล กรณีจดทะเบียนเป็นนิติบุคคลสำนักงานบัญชีที่ดูแลบัญชีให้ก็จะทำงานต่อได้ง่าย เพราะระบบได้จัดแยกข้อมูลไว้ให้ทั้งหมดแล้วเพียงแต่ทวนสอบกับเอกสารตัวจริงตามขั้นตอนทางบัญชีเท่านั้น



ปัจจุบันระบบมีมากมายหลายแบรนด์ หลายค่าย สามารถค้นหาได้ง่ายๆ จาก google โดยใช้คำว่า “ระบบเอกสารธุรกิจ” หลายปีมานี้มี สตาร์ทอัพหลายรายได้จัดทำระบบเหล่านี้ขึ้น โดยได้รับรางวัลมากมายทั้งในและต่างประเทศ และมีผู้ประกอบการโดยเฉพาะเอสเอ็มอีใช้งานอยู่เป็นจำนวนมาก



เพื่อนๆ คงคิดว่าระบบที่ว่านี้น่าจะมีราคาแพง ความจริงก็คือค่าเช่าใช้ระบบที่มีความสามารถในระดับต้นๆ ของตลาด  มีค่าใช้จ่ายทั้งปีไม่เกินเงินเดือนเพียง 1 เดือนของพนักงานธุรการที่เพิ่งสำเร็จการศึกษาใหม่ในระดับปริญญาตรีเท่านั้น ลองศึกษาและเปรียบเทียบดูครับว่า ระบบของค่ายไหนมีความเหมาะสมกับธุรกิจของคุณ จะได้ถึงเวลา “จัดการเอกสารธุรกิจ ง่ายเพียงปลายนิ้ว” ได้เสียทีครับ





บทความโดย : คีรี สุวรรณคีรี



อาจารย์พิเศษ มหาวิทยาลัยหอการค้าไทย



Critical Thinking Skills – Senior Advisor: ACI Consultants Co., Ltd.



ประสบการณ์ผู้บริหารด้านทรัพยากรบุคคล ธุรกิจสื่อสารผ่านดาวเทียม, ธุรกิจประกันชีวิต


แบ่งปัน :

คุณอาจจะสนใจ