HIGHLIGHTS :

การนำ ERP เข้าไปใช้ในองค์กรให้ได้อย่างราบรื่นจำเป็นต้องบริหารความเสี่ยงอันเกิดจากความกังวลของทีมงาน กับการที่ต้องทำงานในสิ่งใหม่ ในบทความตอนนี้จะนำไปสู่วิธีการบริหารจัดการเพื่อลดความกังวลและแรงต่อต้านรวมถึงสร้างให้เกิดการเปลี่ยนแปลงทัศนคติของพนักงานในทางที่ดี ที่มีต่อการนำ ERP มาใช้ในองค์กร

เวลาในการอ่าน 4 นาที

บทความชุด “ทำไมกิจการควรนำ ERP มาใช้ในธุรกิจ” ที่จะสร้างความเข้าใจกับผู้ประกอบการให้ได้เห็นประโยชน์ ความสำคัญ รวมถึงได้เข้าใจต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับระบบ ERP ตลอดจนความท้าทายในฐานะที่ผู้บริหารต้องเจอ เพื่อเตรียมความพร้อมรับมือกับการบริหารความเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นเมื่อนำ ERP มาใช้ในองค์กร

ตอนที่ 1 : ประโยชน์ 5 ด้านของการนำ ERP มาใช้

ตอนที่ 2 : การลงทุนระบบ ERP กับต้นทุนที่เกี่ยวข้อง

ตอนที่ 3 : การเตรียมความพร้อมก่อนนำ ERP มาใช้

ตอนที่ 4 : ERP กับการบริหารความเปลี่ยนแปลง

ในบทความตอนที่แล้ว ได้กล่าวถึงความท้าทายของการนำ ERP มาในองค์กร ที่ต้องเจอไม่ว่าจะเป็นทัศนคติและความพร้อมของบุคลากรในองค์กร เพื่อเตรียมความพร้อมก่อนที่จะนำ ERP มาใช้ในองค์กร ว่าจะต้องพบเจอกับการเปลี่ยนแปลงที่จะต้องเข้ามาบริหารจัดการอย่างไร ในบทความตอนนี้จะนำไปสู่วิธีการบริหารจัดการเพื่อลดแรงต่อต้านและสร้างให้เกิดการเปลี่ยนแปลงทัศนคติของพนักงาน ที่มีต่อการนำ ERP มาใช้ในองค์กร

การนำ ERP เข้าไปใช้ในองค์กรให้ได้อย่างราบรื่นจำเป็นต้องบริหารความเสี่ยงอันเกิดจากความกังวล การต้องทำงานกับสิ่งใหม่ ซึ่งอาจลุกลามไปเป็นการต่อต้านได้ การเปลี่ยนทัศนคติของคนในองค์กรให้มายอมรับ ERP จึงเป็นเรื่องที่สำคัญอย่างยิ่ง

ปัจจัยที่มีผลต่อการเปลี่ยนแปลงทัศนคติของพนักงาน

การจะเปลี่ยนแปลงทัศนคติของพนักงานได้ ต้องเข้าใจว่าพนักงานมีความกังวลเรื่องอะไร และมีปัจจัยอะไรบ้างที่จะมาช่วยคลายความกังวล รวมถึงสนับสนุนให้เกิดการเปลี่ยนแปลงทัศนคติของพนักงานได้ ซึ่งปัจจัยที่ส่งผลดีต่อการเปลี่ยนแปลงทัศนคติของพนักงานมีดังนี้

1. การสนับสนุนของฝ่ายบริหาร

2. การระบุ ERP เป็นโครงการสำคัญที่มีผลต่อความอยู่รอดและความเข้มแข็งของบริษัท สื่อสารให้เห็นภาพว่าหากบริษัทไม่รอด งานของพนักงานก็จะมีผลกระทบไปด้วย

3. การมีทีมงาน ERP ที่มีโครงสร้างดี เชื่อมโยงกับทุกหน่วยงานในองค์กรได้

4. การมีหลักสูตรอบรมที่เหมาะสม มีการเตรียมการเป็นอย่างดี

5. การมีการสื่อสารที่ดี ตลอดระยะระยะของโครงการ

6. การมีกิจกรรมที่พนักงานสามารถเข้ามามีส่วนร่วม

เมื่อปัจจัยต่างๆ เหล่านี้ถูกนำมาใช้ระหว่างดำเนินการแล้ว สิ่งที่จะทำให้พนักงานเปลี่ยนทัศนคติไปได้ คือเกิดความเชื่อร่วมกันถึงผลประโยชน์ต่อองค์กรโดยรวมของการนำ ERP มาใช้ (Shared beliefs in the benefits of ERP system) และต้องสามารถมองเห็นรับรู้ถึงประโยชน์ต่อ ERP (Perceived usefulness of ERP system) และรับรู้ว่า ERP ไม่ยากจนเกินไปในการนำมาใช้ (Perceived ease of use of ERP system) ซึ่งจะนำไปสู่การเปลี่ยนแปลงทัศนคติ (Attitude towards ERP system) และพฤติกรรมที่สนับสนุนการใช้ ERP (Behavioral intention to use ERP system)

การดำเนินกลยุทธ์เพื่อเปลี่ยนแปลงทัศนคติพนักงานต่อการนำ ERP มาใช้

เราอาจแบ่งช่วงเวลาในการดำเนินกลยุทธ์เพื่อเปลี่ยนแปลงทัศนคติของคนในองค์กรในการผลักดันการนำ ERP ไปใช้ได้ 3 ช่วงเวลาดังนี้

1. ช่วงการเสริมสร้างความรู้ (Knowledge formulation phase)

อาจเริ่มด้วยการใช้แบบสอบถามว่ารู้จัก ERP หรือไม่ คิดว่าง่ายหรือมีประโยชน์ที่จะเข้ามาช่วยในการทำงานของเขาหรือไม่ และทัศนคติอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง เมื่อนำข้อมูลจากแบบสอบถามมาวิเคราะห์อาจแบ่งกลุ่มคนออกเป็นกลุ่ม และนำไปสู่การแผนการให้ความรู้ พัฒนาเนื้อหา กำหนดวิทยากรที่เหมาะสม และทำการสื่อสารเกี่ยวกับการส่งเสริมความรู้ในเรื่อง ERP ในรูปแบบการอบรม และรูปแบบอื่นๆ ที่จะกำหนดขึ้น

2. ช่วงการเริ่มนำ ERP ไปใช้งาน (Strategy implementation phase)

ในช่วงนี้การให้ความรู้จะลงลึกกว่าในช่วงแรก เพราะพนักงานแต่ละฝ่ายจะเข้าสู่ Module ของ ERP ที่เกี่ยวข้องกับงานของตน การทำหลักสูตรอบรมเฉพาะและการสื่อสารกับกลุ่มเฉพาะมีความจำเป็น อย่างไรก็ดีทีมงานที่เป็นผู้รับผิดชอบในภาพรวมต้องคอยติดตามดูว่า ทัศนคติของพนักงานเปลี่ยนแปลงไปในทิศทางที่สนับสนุน ERP หรือไม่

3. ช่วงการประเมินผล (Status evaluation)

ทีมงานควรมีการประเมินผลว่าความร่วมมือ ความพึงพอใจและทัศนคติของพนักงานเปลี่ยนไปในลักษณะที่ต้องการหรือไม่ รวมทั้ง Feedback ในส่วนที่ต้องการให้ช่วยเหลือ เพื่อรายงานผู้บริหารและขอการสนับสนุนเทคนิคในการบริหารการเปลี่ยนแปลงโดยใช้ Lewin’s Model

แบบจำลองนี้แบ่งช่วงเวลาที่จะต้องบริหารการเปลี่ยนแปลงออกเป็น 3 ช่วงได้แก่

1. Unfreezing

ช่วงนี้เป็นช่วงแรกที่เมื่อมีการเสนอการเปลี่ยนแปลงโดยการนำ ERP มาใช้พนักงานอาจไม่ค่อยสนใจ มีความเฉื่อยชาและไม่กระตือรือร้น การกระตุ้นให้เกิดการเปลี่ยนแปลงอาจทำโดยการให้ระดมสมองถึง Pros และ Cons ของโครงการ  ถ้า Pros มากกว่า Cons แสดงว่าเกิด Forces ทางบวก ฝ่ายจัดการและทีมงานก็เริ่มกระบวนการเปลี่ยนแปลงได้ทันที แต่ถ้า Pros น้อยกว่า Cons แสดงว่าองค์กรยังมี Low motivation to change อาจต้องเริ่มด้วยการให้ความรู้ทั่วไปและกำหนดแผนอื่นๆ ในการกระตุ้นความพร้อมให้มากขึ้นก่อน

2. Changing

ช่วงนี้คือการดำเนินการเปลี่ยนแปลง หรือเรียกอีกชื่อว่า A period of confusion and transition ซึ่งเมื่อลงมือทำจริงจะพบกับปัญหามากมาย ทีมงานที่แข็งแรงจึงต้องวางแผนและรับมือกับการแก้ปัญหาให้ดีและเหมาะสม

3. Freezing

หากในช่วง Changing วุ่นวายเกินไป อาจต้องกลับมาชะลอการดำเนินโครงการ และเรียบเรียงจัดลำดับปัญหาใหม่อีกครั้ง โดยอาจหยุดการดำเนินโครงการทั้งหมดหรือบางส่วนก็ได้

เมื่อเข้าใจปัจจัยที่มีผลต่อการเปลี่ยนแปลงทัศนคติของพนักงาน รวมถึงได้ดำเนินกลยุทธ์ดังกล่าว ตามขั้นตอนที่ได้แนะนำไปข้างต้นแล้ว ก็เชื่อว่าจะทำให้คนในองค์กรมีทัศนคติที่ดีขึ้นต่อ ERP รวมถึงทำให้เกิดความเข้าใจและความร่วมมือที่ดี ส่งผลให้การนำระบบ ERP เข้ามาใช้ในองค์กรเป็นไปด้วยความราบรื่น

หากท่านต้องการศึกษาข้อมูลเพิ่มเติม เกี่ยวกับประโยชน์ของ ERP รวมถึง ต้นทุนค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง สามารถอ่านบทความย้อนหลังได้ที่ห้องเรียนผู้ประกอบการ

ที่มา : Enterprise Resource Planning: A Managerial Perspective, Veena Bansal, Pearson

เขียนโดย: รศ.(พิเศษ) ดร.กฤษฎา เสกตระกูล

คณะเศรษฐศาสตร์ มหาวิทยาลัยขอนแก่น

และที่ปรึกษาตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย