HIGHLIGHTS :

การนำ ERP มาใช้ในธุรกิจมักจะต้องพบเจอกับความท้าทายในองค์กร ไม่ว่าจะเป็นทัศนคติและความพร้อมของบุคลากร ที่อาจจะทำให้เกิดแรงต่อต้านจนไม่สามารถนำ ERP มาใช้ได้สำเร็จ ในบทความนี้จะช่วยให้ผู้ประกอบการได้เตรียมความพร้อมก่อนที่จะนำ ERP มาใช้ ว่าจะต้องพบเจอกับการเปลี่ยนแปลงที่จะต้องเข้ามาบริหารจัดการอย่างไร เพื่อให้การนำ ERP มาใช้เป็นไปด้วยความราบรื่น 

เวลาในการอ่าน 4 นาที

บทความชุด “ทำไมกิจการควรนำ ERP มาใช้ในธุรกิจ” ที่จะสร้างความเข้าใจกับผู้ประกอบการให้ได้เห็นประโยชน์ ความสำคัญ รวมถึงได้เข้าใจต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับระบบ ERP ตลอดจนความท้าทายในฐานะที่ผู้บริหารต้องเจอ เพื่อเตรียมความพร้อมรับมือกับการบริหารความเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นเมื่อนำ ERP มาใช้ในองค์กร

ตอนที่ 1 : ประโยชน์ 5 ด้านของการนำ ERP มาใช้

ตอนที่ 2 : การลงทุนระบบ ERP กับต้นทุนที่เกี่ยวข้อง

ตอนที่ 3 : การเตรียมความพร้อมก่อนนำ ERP มาใช้

ตอนที่ 4 : ERP กับการบริหารความเปลี่ยนแปลง

อย่างที่ทราบกันว่า ERP มีประโยชน์ต่อองค์กรอย่างไร และมีต้นทุนค่าใช้จ่ายเป็นอย่างไรบ้างในบทความทั้ง 2 ตอน ที่ได้กล่าวถึงไปแล้ว ในบทความตอนนี้จะมาช่วยให้ผู้ประกอบการได้เตรียมความพร้อมก่อนที่จะนำ ERP มาใช้ในองค์กร ว่าจะต้องพบเจอกับการเปลี่ยนแปลงที่จะต้องเข้ามาบริหารจัดการอย่างไร เพื่อให้การนำ ERP มาใช้เป็นไปด้วยความราบรื่น 

ก่อนอื่นต้องเข้าใจว่าการนำ ERP ไปใช้ในกิจการไม่ใช่เป็นเพียงการซื้อ ซอฟท์แวร์เพียงแค่อย่างเดียว แล้วเอาไปติดตั้งให้ใช้กันในองค์กรแล้วก็จบ แต่ความหมายอย่างหนึ่งที่เกี่ยวข้องก็คือกำลังจะมีการเปลี่ยนแปลงจากระบบการทำงานแบบเดิมซึ่งอาจจะเป็นระบบ Manual หรือมีการใช้ระบบ IT ที่เป็นลักษณะ Stand alone ไม่ได้ถูกเชื่อมโยงเข้าด้วยกัน ทำให้ยังมีช่องว่างในการปรับปรุงระบบการทำงานให้มีประสิทธิภาพกว่าเดิม นอกจากนี้การใช้ระบบ ERP ยังเป็นส่วนสำคัญส่วนหนึ่งของการทำ Digital Transformation ขององค์กร เป็นการปรับระบบงานขององค์กรไปสู่ Digital platform รองรับการไปเชื่อมต่อกับ Digital platform ภายนอก ซึ่งหากองค์กรสร้างการเชื่อมต่อได้ช้าอาจจะสูญเสียความได้เปรียบในการแข่งขัน และโอกาสทางธุรกิจบน Digital economy ได้

อย่างไรก็ตาม การที่พนักงานในองค์กรคุ้นเคยกับระบบการทำงานเเบบเดิมมานาน การนำเสนอระบบใหม่แม้จะกล่าวอ้างว่าดีกว่าเดิม แต่การต้องปรับเปลี่ยนตัวเองมาเรียนรู้สิ่งใหม่จะเกิดทั้งแรงต่อต้าน คัดค้าน หรือแสดงออกด้วยการกระทำหรือพฤติกรรมต่างๆ ที่สะท้อนว่าไม่สนับสนุน จนอาจส่งผลต่อการพัฒนาระบบและการนำไปใช้เกิดความล่าช้า ทำให้กลยุทธ์และเป้าหมายเรื่องนี้ของบริษัทไม่บรรลุผลอย่างที่คาดหวัง ผู้บริหารจึงต้องบรรเทาความเสี่ยงเหล่านี้โดยต้องยอมรับว่า การนำเสนอโครงการพัฒนาและใช้งาน ERP จะส่งผลต่อการเปลี่ยนแปลงอย่างขนานใหญ่ในการทำงานจากรูปแบบเดิม หากไม่มีการวางแผนและจัดการอาจไม่สามารถขับเคลื่อนให้ประสบผลสำเร็จได้ จึงต้องมี “การบริหารการเปลี่ยนแปลง” ที่จะเกิดขึ้น

People issues : Are you ready for ERP?

อย่างที่กล่าวข้างต้น การนำ ERP มาใช้ในองค์กรจะสร้างผลกระทบต่อรูปแบบการทำงานของพนักงาน เกิดทั้งความกังวลและนำไปสู่ความกลัว (Fear of unknown) ซึ่งรากของความกลัวก็คือ “Their ability to adjust to the changes.”

สิ่งที่ควรเริ่มพิจารณาตั้งแต่ขั้น Pre-adoption phase ในการนำ ERP ไปใช้ก็คือ ทัศนคติของพนักงาน  ต้องหากลยุทธ์ที่จะช่วยระบุ (Identify) และช่วยเปลี่ยนแปลง (Shape) ทัศนคติของทุกคนในองค์กร โดยอาจเริ่มจากการสำรวจทัศนคติของพนักงานและสรุปว่าเราตอบคำถามเหล่านี้ได้หรือไม่

- อะไรคือข้อกังวลของพนักงานหากมีการนำระบบ ERP มาใช้?

- การคลายข้อกังวลดังกล่าวจะต้องทำอย่างไรบ้าง และอยากให้มีใครช่วยอะไร?

Factors that influence pre-implementation attitude

- โครงสร้างทางประชากรของพนักงาน (Organizational demography) เช่นองค์กรที่มีจำนวนพนักงานใหม่ หรือมีอายุงานไม่มาก ก็อาจมีอุปสรรคน้อยกว่าในการนำระบบ ERP ไปใช้ เป็นต้น

- ประวัติความล้มเหลวของการมีโครงการ IT initiatives (Past failure in IT projects) หากองค์กรเคยมีโครงการทำนองนี้มาในอดีต การไม่ยอมรับของพนักงานก็จะมีมากกว่า

การเปลี่ยนทัศนคติของพนักงาน มีคำสำคัญที่จะต้องบริหารความรู้สึกได้แก่

- ความง่ายในการใช้งาน (Perceived ease of use)

- การรับรู้ถึงความมีประโยชน์ (Perceived usefulness)

การใช้แบบสอบถามเพื่อประเมินระดับของการต่อต้าน

ทีมงานที่ดูแลเรื่องการนำ ERP มาใช้ (ERP team) สามารถช่วยสร้างคำถามในแบบสอบถาม ให้ได้มาซึ่งข้อมูลเหล่านี้ ข้อมูลที่ได้สามารถช่วยนำมาวิเคราะห์และประเมินระดับของการต่อต้านได้ 3 ระดับดังนี้

Level 1 resistance

อาจคัดค้านหรือไม่เห็นด้วยจากเหตุผลว่า ขาดข้อมูล ขาดความรู้ เลยทำให้สับสน ไม่แน่ใจว่าจะใช้ ERP อย่างไร และมันจะทำให้ชีวิตการทำงานจากเดิม เปลี่ยนไปในทางที่ดีขึ้นหรือไม่

Level 2 resistance

การต่อต้านระดับนี้มักมีความเด่นชัดจากความกลัว เช่น กลัวตกงาน กลัวสูญเสียอำนาจจากที่มีอยู่เดิมบนความเชี่ยวชาญที่สั่งสมมานาน ในขั้นนี้อาจมีการตอบโต้คืนกลับมาด้วยการกระทำแบบ Emotional reaction

Level 3 resistance

เป็นการต่อต้านไปถึงระดับเจาะจงไปถึงตัวบุคคลที่คิดโครงการพัฒนาและการนำ ERP มาใช้ในองค์กร คล้ายๆ กับว่า ใครกันที่เป็นต้นตอเรื่องนี้

เราควรยอมรับก่อนว่าการทำเรื่องนี้ หลีกเลี่ยงการต่อต้านไม่พ้น การเรียนรู้ระดับการต่อต้านต่างๆ มีอะไร และแนวทางแก้ไขควรทำอย่างไร จะเป็นประโยชน์อย่างยิ่ง ในบทความตอนหน้าจะนำไปสู่วิธีการบริหารจัดการเพื่อลดแรงต่อต้านและสร้างให้เกิดการเปลี่ยนแปลงทัศนคติของพนักงาน ให้สามารถนำ ERP ไปใช้งานในองค์กรได้อย่างราบรื่น

ที่มา : Enterprise Resource Planning: A Managerial Perspective, Veena Bansal, Pearson

เขียนโดย: รศ.(พิเศษ) ดร.กฤษฎา เสกตระกูล

คณะเศรษฐศาสตร์ มหาวิทยาลัยขอนแก่น

และที่ปรึกษาตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย