HIGHLIGHTS :  

ERP มีประโยชน์มากมาย ทำให้องค์กรมีความเป็นระบบและเกิดประสิทธิภาพมากขึ้น แต่การนำมาใช้ย่อมตามมาด้วยเรื่องงบประมาณการลงทุนที่เกี่ยวข้อง ในบทความนี้ชวนมาดูปัจจัยที่เกี่ยวข้องกับต้นทุน ค่าใช้จ่ายต่างๆ ทั้งทางตรงและทางอ้อม รวมถึงต้นทุนต่อเนื่องหลังจากที่ได้นำ ERP เข้ามาใช้แล้ว

เวลาในการอ่าน 2 นาที

บทความชุด “ทำไมกิจการควรนำ ERP มาใช้ในธุรกิจ” ที่จะสร้างความเข้าใจกับผู้ประกอบการให้ได้เห็นประโยชน์ ความสำคัญ รวมถึงได้เข้าใจต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับระบบ ERP ตลอดจนความท้าทายในฐานะที่ผู้บริหารต้องเจอ เพื่อเตรียมความพร้อมรับมือกับการบริหารความเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นเมื่อนำ ERP มาใช้ในองค์กร

ตอนที่ 1 : ประโยชน์ 5 ด้านของการนำ ERP มาใช้

ตอนที่ 2 : การลงทุนระบบ ERP กับต้นทุนที่เกี่ยวข้อง

ตอนที่ 3 : การเตรียมความพร้อมก่อนนำ ERP มาใช้

ตอนที่ 4 : ERP กับการบริหารความเปลี่ยนแปลง

ในบทความตอนที่แล้ว ได้พูดถึงประโยชน์ 5 ด้านของการนำ ERP มาใช้ในองค์กร ในบทความตอนนี้จะลงในรายละเอียดของต้นทุนบ้าง ว่าการนำ ERP มาใช้นั้นจะมีต้นทุนและค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องอย่างไร

การจะนำ ERP ไปใช้ในองค์กรนั้น ต้องยอมรับว่าจะต้องมีการลงทุนและมีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้น ทั้งในส่วนการพัฒนาระบบ และค่าใช้จ่ายในการ Implement ระบบ ซึ่งเกี่ยวข้องกับทั้งเวลาและคน รวมทั้งขนาดของกิจการ เป็นต้น เราอาจสรุปปัจจัยที่ส่งผลต่อ Costs of ERP ได้ดังนี้

- จำนวนผู้ใช้ (Number of users)

- จำนวนหน่วยงาน (Number of sites)

- จำนวนของอุปกรณ์ต่อเชื่อม (Number of interfaces required)

- จำนวนประเภทของงานที่จะต้องใช้ (Number of modules implemented)

- จำนวนของบริษัทที่จะใช้ (Number of companies of the organization)

- จำนวนหน้าจอที่แสดงข้อมูล (Number of electronic data interfaces)

- จำนวนของการปรับซอฟท์แวร์ให้สอดคล้องกับงาน (Number of modifications required in the software)

- จำนวนของรายงานวิเคราะห์ที่ต้องมี (Number of distinct reports to be generated)

เป็นต้น

ข้อมูลการสำรวจในประเทศสวีเดนพบว่า ขนาดและความซับซ้อนของธุรกิจมีผลต่อต้นทุนการลงทุนและค่าใช้จ่ายดำเนินการในเเง่ของเม็ดเงิน แต่เนื่องจากธุรกิจขนาดใหญ่มีกำลังในการสร้างรายได้สูง ดังนั้นเมื่อคิดเป็นเปอร์เซ็นต์ สัดส่วนค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับ ERP ต่อรายได้รวมจึงต่ำ ซึ่งผลการสำรวจสรุปได้ดังนี้

นอกจากนี้ยังพบว่าองค์ประกอบของค่าใช้จ่ายในการพัฒนาระบบและค่าใช้จ่ายอื่นๆ เวลาลงทุนใน ERP ประกอบไปด้วย

จากภาพค่าใช้จ่ายข้างต้นถือว่าเป็นต้นทุนทางตรง (Direct cost) ที่จะเกิดขึ้นระหว่างการพัฒนาและทดลองก่อนที่จะเกิดการใช้งานจริง นอกจากนี้ยังอาจเกิดค่าใช้จ่ายอื่นๆ ซึ่งเรียกว่าต้นทุนทางอ้อม (Indirect cost) เช่น

- Low productivity cost จากการที่พนักงานไม่เข้าใจระบบใหม่ๆ จึงทำงานได้ไม่มีประสิทธิภาพ

- Dedication to explore potential of the system มีต้นทุนของเวลาในการทำความเข้าใจ

- Employee motivation การไม่ได้รับความร่วมมือจากพนักงาน ทำให้การดำเนินงานเรื่องนี้เป็นไปได้ช้า เป็นต้นทุนทางอ้อมชนิดหนึ่ง

- Changes in salaries พนักงานบางส่วนอาจกลัวเรื่องการเอาระบบมาใช้แล้วจะตกงาน บางคนก็ลาออกกลางคันระหว่างการพัฒนาระบบ บริษัทอาจต้องพิจารณาปรับปรุงเงินเดือนให้เหมาะสม เพราะภายใต้โครงการนี้นับได้ว่าเป็นการยกระดับความรู้ความสามารถของพนักงานเพิ่มขึ้น

หลังจากการนำ ERP เข้ามาใช้แล้วอาจต้องคำนึงถึงค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมอีกเช่น

- Running cost ที่จะต้อง run ระบบ ERP ต่อเนื่อง เช่นค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับ System support staff และ Infrastructure ในบางแห่งกำหนดไว้ 20% ของ Total project cost

- Upgrades and maintenance เนื่องจาก ซอฟท์แวร์ที่พัฒนาขึ้นในตอนแรกอาจมีความล้าสมัย เมื่อเวลาผ่านไปจึงอาจต้องเปลี่ยน Version ใหม่ ซึ่งอาจมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมได้

ดังนั้นในเรื่องของการลงทุนและค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับ ERP หากองค์กรต้องการนำไปใช้ ควรพิจารณาจากขนาดของกิจการและรวมถึงกำหนดผลลัพธ์ที่ต้องการ เพื่อเปรียบเทียบกับความคุ้มค่าของการลงทุนประกอบด้วย

ที่มา : Enterprise Resource Planning: A Managerial Perspective, Veena Bansal, Pearson

เขียนโดย: รศ.(พิเศษ) ดร.กฤษฎา เสกตระกูล

คณะเศรษฐศาสตร์ มหาวิทยาลัยขอนแก่น

และที่ปรึกษาตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย