HIGHLIGHTS :

ERP คือซอฟท์แวร์สำหรับการวางแผนบริหารจัดการในองค์กร ที่เชื่อมโยงทุกกระบวนการทำงานเข้าด้วยกัน เพื่อให้สามารถวางแผนการขับเคลื่อนธุรกิจให้มีประสิทธิผล เกิดประสิทธิภาพมากขึ้น ในบทความนี้ชวนมาดูประโยชน์ทั้ง 5 ด้าน ของ ERP ได้แก่  1) Strategic benefits 2) Operational benefits  3) Managerial benefits 4) Organizational benefits 5) Intangible benefits

เวลาในการอ่าน 4 นาที

บทความชุด “ทำไมกิจการควรนำ ERP มาใช้ในธุรกิจ” ที่จะสร้างความเข้าใจกับผู้ประกอบการให้ได้เห็นประโยชน์ ความสำคัญ รวมถึงได้เข้าใจต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับระบบ ERP ตลอดจนความท้าทายในฐานะที่ผู้บริหารต้องเจอ เพื่อเตรียมความพร้อมรับมือกับการบริหารความเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นเมื่อนำ ERP มาใช้ในองค์กร

ตอนที่ 1 : ประโยชน์ 5 ด้านของการนำ ERP มาใช้

ตอนที่ 2 : การลงทุนระบบ ERP กับต้นทุนที่เกี่ยวข้อง

ตอนที่ 3 : การเตรียมความพร้อมก่อนนำ ERP มาใช้

ตอนที่ 4 : ERP กับการบริหารความเปลี่ยนแปลง

ERP หรือ Enterprise Resource Planning คือซอฟท์แวร์สำหรับการวางแผนบริหารจัดการในองค์กร ซึ่งเป็นการวางแผนการใช้ทรัพยากรทุกประเภทร่วมกันบนกระบวนการทำธุรกิจที่เชื่อมโยงทุกหน่วยงานเข้าด้วยกัน ทำให้สามารถนำข้อมูลที่เกิดขึ้นมาใช้ประโยชน์ในการกำหนดกลยุทธ์ การวางแผนการขับเคลื่อนธุรกิจให้มีประสิทธิผล เกิดประสิทธิภาพมากกว่าเดิม โดยปกติการจัดทำ ERP ต้องมีการนำ IT System เข้ามาช่วยในการวางระบบ การพัฒนาระบบ ERP ให้มีในองค์กร ปกติค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นมักจะอยู่ประมาณ 1%-3% ของรายได้ทั้งหมดของธุรกิจ ในบทความนี้จะขออธิบายสรุปเกี่ยวกับประโยชน์ (Benefits) ของ ERP ซึ่งมีทั้ง 5 ด้านดังนี้

1) Strategic benefits

- ERP ช่วยสนับสนุนการสร้างให้เกิดการเติบโตของธุรกิจทั้งในปัจจุบันและอนาคต ทำให้บริษัทสามารถรับมือกับธุรกรรมที่จะมีมากขึ้นเมื่อธุรกิจเติบโต นอกจากนี้ ERP ทำให้มีข้อมูลประกอบการตัดสินใจได้ดีขึ้น รวมถึงยังช่วยปรับปรุงให้วงจรการทำงานสั้นลง และช่วยนำเสนอผลิตภัณฑ์ใหม่ออกมาได้เร็วขึ้น

- ERP ช่วยให้ระบบงานย่อยในหน่วยงานต่างๆ เชื่อมโยงเข้าหากัน รวมทั้งกรณีไปควบรวมกับกิจการอื่น ก็จะสามารถนำมาเชื่อมโยงระบบกันได้ง่ายขึ้น

- ERP ช่วยให้ฝ่ายจัดการเห็นข้อมูล ทำให้วิเคราะห์จุดอ่อน จุดแข็งได้ชัดเจน นำไปสู่การกำหนดกลยุทธ์ได้เหมาะสมและทันต่อเหตุการณ์ เป็นประโยชน์ในการวางแผนกลยุทธ์

- ERP ช่วยทำให้เกิด Streamlined and efficient processes เกิดการประหยัดต้นทุน จนอาจเป็น Cost leader ในอุตสาหกรรมได้

- ERP ช่วยในการปรับสินค้าและบริการ เพื่อการนำเสนอให้เหมาะสมกับลูกค้าได้ง่ายขึ้น (Customized products and services) เพราะ ERP ช่วยให้สามารถวิเคราะห์เชิงลึกเกี่ยวกับความต้องการของลูกค้า ทุกแผนกที่เกี่ยวข้อง รวมถึงสามารถตอบโจทย์ดังกล่าวได้ดีกว่าและรวดเร็วกว่าเดิมเพราะระบบงานถูกเชื่อมโยงกัน

- ERP ช่วยปรับปรุงการทำงานในองค์กร ทำให้เกิดความยืดหยุ่นกว่าเดิม

- ERP ช่วยให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงาน ส่งผลดี ทำให้ความสัมพันธ์กับ Customers และ Suppliers ดีขึ้น

- ERP ช่วยลดค่าใช้จ่ายทางการตลาด ช่วยเพิ่มส่วนแบ่งการตลาด

- ERP ช่วยให้องค์กรมีภาพลักษณ์ที่ดีในการเป็นผู้นำด้านเทคโนโลยี

- ERP ช่วยสร้างให้องค์กรมี Competitive advantage ของตนเองและพัฒนากลายมาเป็น Market leaderได้

2) Operational benefits

ประโยชน์ด้านการดำเนินงานในภาพรวมทำให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นรวมถึงลดต้นทุนและค่าใช้จ่ายได้หลายส่วน

- Reduced labor cost ลดต้นทุนในด้านแรงงานเพราะ ERP ช่วยจัดการให้งานเป็นระบบอัตโนมัติมากขึ้น ทำให้สามารถเชื่อมโยงการทำงานของระบบต่างๆ เข้ามา ลดขั้นตอนที่ซับซ้อน สามารถลดแรงงานบางส่วนได้

- Inventory cost reduction ช่วยลดต้นทุนการขนส่งและเก็บรักษา (Carrying cost) เนื่องจากระบบจะทำให้การวางแผนการผลิต การขาย การบริหารคลังสินค้าทำได้ดีขึ้นส่งผลต่อต้นทุนที่ลดลง

- Administrative cost reduction ช่วยลดค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับเอกสาร หรือค่าใช้จ่ายการขนย้ายเอกสาร เป็นต้น

- Cycle time reduction ช่วยลดรอบเวลาการทำงาน ในการทำงานจะมีปัญหาเกิดขึ้นทั้งในองค์กรหรือปัญหากับลูกค้า การนำ ERP มาใช้ จะสามารถช่วยลดปัญหาตรงนี้และทำงานได้รวดเร็วขึ้น

- Customer support activities ช่วยบริหารจัดการการบริการลูกค้า ตั้งแต่การเลือกสินค้า การชำระเงิน รวมถึงการบริการหลังการขายได้ดีและเร็วกว่าเดิม

- Employee support activities ช่วยทำให้พนักงานทำงานบรรลุเป้าหมายได้ดีและเร็วกว่าเดิม เกิดการประสานงานที่มีประสิทธิภาพ สามารถใช้ข้อมูลและรายงานมาพัฒนาและปรับปรุงงานได้ดีกว่าเดิม

- Supplier support activities การติดต่อ ประสานงาน และการทำงานร่วมกับคู่ค้า ทำได้ดีกว่าเดิม

3) Managerial benefits

การบริหารจัดการส่วนใหญ่ เป็นเรื่องของการจัดการทรัพยากร การตัดสินใจ การจัดการให้เกิดผลประกอบการที่ดี ซึ่งต้องอาศัยข้อมูล การนำ ERP มาใช้จะทำให้เห็นภาพรวมและมีข้อมูลต่างๆ เพียงพอที่จะนำมาตอบโจทย์เหล่านี้ได้ รวมถึงสามารถนำมากำหนดวิธีการสร้างความได้เปรียบทางการแข่งขันได้ (Competitive Advantage) และนำไปสู่การเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในภาพรวม ทำให้มีการปรับปรุงคุณภาพของการให้บริการ (Service quality) ให้ดีขึ้นได้

4) Organizational benefits

- ERP ช่วยพัฒนาพนักงานทั้งในด้านความรู้เกี่ยวกับธุรกิจในด้านต่างๆ และช่วยเพิ่มทักษะของพนักงาน

- ERP ช่วยทำให้กระบวนการทำงานในหน่วยงานและการทำงานข้ามหน่วยงานมีความต่อเนื่องมากยิ่งขึ้น (Seamlessly integrated process)

- ERP ช่วยทำให้เกิด Improved interpersonal communication เพราะพนักงาน จะต้องช่วยและร่วมกันทำงานมากขึ้น

5) Intangible benefits

และสุดท้ายยังมีประโยชน์อื่นๆ ที่จับต้องไม่ได้ เช่น

- Enhance customer and vendor satisfaction

- Increased flexibility

- Improved resource utility

- Improved information accuracy

- Improved decision capability

ทั้งนี้ การนำ ERP มาใช้ให้เกิดประโยชน์นั้น ต้องเตรียมหาวิธีการวัดผล รวมทั้งการตีมูลค่าต่อไป  ดังนั้นองค์กรต้องกำหนดผลลัพธ์เป็นเป้าหมายให้ชัดเจน เช่น การลดลงของ Customer complaints จำนวน 10% เมื่อเทียบกับปีก่อน หรือ การลดลงของ Inventory 5% เมื่อเทียบจากปีก่อน เป็นต้น

นี่คือประโยชน์ทั้ง 5 ด้าน ของ ERP ซึ่งเป็นประโยชน์มากในภาพรวมของกิจการที่นำมาใช้ ในบทความตอนหน้าจะพาไปดูในรายละเอียดของต้นทุนบ้าง ว่าการนำ ERP มาใช้นั้นจะมีต้นทุนและค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องอย่างไรบ้าง

ที่มา : Enterprise Resource Planning: A Managerial Perspective, Veena Bansal, Pearson

เขียนโดย: รศ.(พิเศษ) ดร.กฤษฎา เสกตระกูล

คณะเศรษฐศาสตร์ มหาวิทยาลัยขอนแก่น

และที่ปรึกษาตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย